5 checks om uw personeel te screenen

We kennen het recht op privacy als een groot goed. Toch beschikt de HR-professional over de nodige rechten om er voor te zorgen dat hij weet wie hij aanneemt. Er zijn vijf eenvoudige checks die elke werkgever kan en soms zelfs moet doen.

Werknemers kunnen in het verleden hun positie hebben misbruikt, hebben gefraudeerd, liegen over diploma’s of ze kunnen nevenfuncties hebben die leiden tot belangenverstrengeling. Allemaal zaken die je maar beter kunt weten voor je iemand aanneemt. Om dit soort onaangename verrassingen te voorkomen, hebben we hieronder vijf checks op een rij gezet die een werkgever kan en soms zelfs moet doen bij een screening.

1. Check paspoort of identiteitskaart
Vraag in eerste instantie eerst altijd om het origineel, check of het ID-bewijs nog geldig is en of de gegevens overeenkomen met die van de kandidaat. Zorg er vervolgens voor dat je een goed leesbare kopie of kleurenscan in hoge resolutie van alle relevante pagina’s maakt. Just to be sure!

2. Check de originele diploma’s en cijferlijsten en maak hier zelf een kopie van
Kan de sollicitant geen originele diploma’s of cijferlijsten overleggen? Laat hem of haar dan een gewaarmerkte kopie opvragen bij de opleidingsinstantie. Vergelijk de afgiftedatum met het cv en ga bij twijfel na of de opleidingsinstantie wel echt bestaat. Controleer tenslotte of de naam en geboortedatum op het diploma overeenkomen met die op het ID-bewijs.

3. Check het internet
Start een voorzichtige zoektocht via het internet. Anno 2018 is de kans groot dat een zoektocht via Google of diverse social mediakanalen interessante informatie over kandidaten oplevert. Ga voorzichtig om met de informatie die u online aantreft: niet alles is relevant voor de functie. Stel de kandidaat in ieder geval op de hoogte als u online gevonden informatie mee laat wegen in het sollicitatieproces en geef hem of haar de kans om een toelichting te geven.

4. Check het cv en vraag om referenties
Roept het cv de nodige vragen op? Stel ze gewoon! Geef vooraf aan de kandidaat aan dat hij/zij referenties dient op te geven. De kandidaat mag dit verzoek weigeren, respecteer dit besluit. Vraag bij referenties alleen naar informatie die betrekking heeft op de functie waarvoor de sollicitant in de race is. Koppel het gesprek met de referent wel altijd terug met de kandidaat. Belangrijk om te weten: voor het verkrijgen van referenties gelden ook gedragsregels.

5. Maak een screening vooraf kenbaar
Maak in de vacaturetekst duidelijk dat de kandidaten worden gescreend en/of een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) moeten overleggen. Hetzelfde geldt voor integriteit. Is dit één van de functie-eisen. Zet het in de vacature.

Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie van Justitie en Veiligheid, heeft alles wat mag en moet bij de screening van personeel op een rij gezet. Download hier de nieuwe brochure: tips en aandachtspunten voor de screening van personeel.