Voorbereiding op het beoordelingsgesprek; 6 gouden regels.

Het ontvangen van feedback is iets wat medewerkers niet altijd prettig vinden. Het wordt in de meeste gevallen negatief opgevat, terwijl er vaak een positieve wending aan is te geven. Het géven van feedback is daarom een absolute kunst voor sommige leidinggevenden. Wij hebben zes gouden regels opgesteld hoe dit het beste gedaan kan worden ter voorbereiding op het beoordelingsgesprek.

1. Wees helder en draai er niet omheen
Wees zo specifiek mogelijk en draai niet om de hete brei heen. Ze bijvoorbeeld niet dat iemand ‘altijd’ te laat aanwezig is, of ‘nooit eens’ de moeite neemt om koffie te halen. Het gevolg is meestal dat de ontvanger direct in de verdediging schiet. Kom daarom met concrete voorbeelden.

2. Geef het direct
Indien u de feedback zo krachtig mogelijk wilt laten overkomen, kunt u dit het beste direct doen nadat iets positiefs of negatiefs heeft plaatsgevonden. Wacht u ermee, dan boet dit kracht in.

3. Laat het regelmatig plaatsvinden
Neem grondig de tijd voor uw feedback. Doe het punt voor punt, één ding tegelijk. Geef de medewerker in kwestie ook de mogelijkheid om te reageren en indien mogelijk samen naar verbeterpunten toe te werken. Spreek een deadline af waarop jullie beiden evalueren wat eerder is besproken. Een werknemer moet altijd in de gelegenheid worden gesteld om zich persoonlijk te ontwikkelen. Plan daarom een terugkomend feedbackmoment, los van de beoordelingsgesprekken, waardoor het een regelmatig karakter krijgt en niet al te zwaar wordt.

4. Check, check, dubbelcheck
Zorg ervoor dat uw medewerker de feedback begrijpt. Alleen dan weet u zeker dat hij/zij er iets aan heeft en concreet mee kan gaan doen. Beseft u zich dat natuurlijk niemand het leuk vindt om verbeterpunten mee te krijgen. Iedereen wil een 10. Als leidinggevende is het belangrijk om een handreiking te doen en te laten zien hoe oprecht u bent richting de werknemer. Laat hem/haar ook een beroep doen op uw kennis en kunde, en stel dit beschikbaar.

5. Niet geven waar iedereen bij is
Feedback geven in een groep is iets wat echt niet kan. Neem uw medewerker altijd apart, en geef hem bijvoorbeeld geen veeg uit de pan waar iedereen bij is. Dit zorgt er niet alleen voor dat hij/zij enorm onzeker wordt en zich opgelaten voelt, maar de andere collega’s zullen hetzelfde gevoel ervaren.

6. Doe het face-to-face
Tijdens de coronacrisis is het niet makkelijk om face-to-face feedback te geven, maar dit is wel het beste en meest effectieve. Een mail sturen wordt daarom niet geadviseerd. Waarom? Naast dat de anders kan worden geïnterpreteerd, is de non-verbale communicatie een essentieel onderdeel. Als u als leidinggevende feedback geeft, wilt u de non-verbale communicatie van de werknemer duiden en zien hoe hij hiermee omgaat. Is er sprake van boosheid of verdriet, is het natuurlijk raadzaam om hier direct actie op te ondernemen. Dit blijft via de mail toch altijd lastig. Is er momenteel écht geen mogelijkheid om het face-to-face te doen? Gebruik dan kanalen als Teams, Zoom of Google Hangouts.