Nieuwe regels voor uitzendbureaus over kopie ID-bewijs

De identiteit van werknemers controleren, de verblijfsrechtelijke status controleren en een kopie van het identiteitsdocument in de administratie bewaren: allerlei handelingen die voor de rekening van de werkgevers komen. Per 1 januari gelden deze zaken niet alleen voor werknemers/uitzendkrachten, maar ook voor werkzoekenden die nog zijn geplaatst bij een opdrachtgevers maar daar wel voor in aanmerking komen.

Dit is naar aanleiding van een aanpassing van de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (Waadi). Het wordt wenselijk gevonden om in een vroeg stadium (werving en selectie) te controleren of de kandidaten wel in Nederland aan de slag mogen en opdrachtgevers daar hun vertrouwen aan kunnen lenen. De identiteit vaststellen en het maken van een kopie van het identiteitsbewijs horen thuis in het rijtje ‘verwerken van bijzondere persoonsgegevens’. Voor het verwerken hiervan was nog geen duidelijke regel, vanaf 1 januari 2018 gaat dit veranderen.

De kopie van het identiteitsdocument van de kandidaat mag maximaal vier weken worden opgeslagen. Oftewel: na het maken van de kopie moet de kandidaat worden geplaatst bij een werkgever. Lukt dit niet, dient de kopie te worden vernietigd. Indien u de uitzendkracht daarna wilt blijven bemiddelen, moet er een nieuwe kopie worden gemaakt. Als de kandidaat binnen de termijn van vier weken in dienst wordt genomen, is een nieuwe kopie overbodig. In dat geval moet de gemaakte kopie, net als voor andere werknemers, bewaard worden tot 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan.