Sollicitanten checken op social media: ja of nee?

Sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het weer een hot topic of een werkgever de social mediagegevens van een sollicitant mag bekijken. Mag dit eigenlijk wel, of is het gewoonweg verboden?

De Autoriteit Persoonsgegevens is duidelijk over dit onderwerp en schrijft voor dat het verboden is om sollicitanten te ‘screenen’ op social media. Er is wel een uitzondering, maar dan moet het wel ‘noodzakelijk en relevant’ zijn voor de baan waar de kandidaat voor heeft gesolliciteerd.

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft op haar website enkele do’s en don’ts geformuleerd. We hebben ze hieronder op een rij gezet.

Een werkgever mag onder andere uitsluitend screenen als:

• De werkgever een legitieme reden heeft om de sollicitant te screenen, waarbij de werkgever ook aan de overige (wettelijke) voorwaarden voldoet. De werkgever moet zich ervan bewust zijn dat eventueel verkregen toestemming van de persoon in kwestie, gezien de afhankelijkheidsrelatie, niet rechtsgeldig is. Oftewel: er moet altijd een legitieme reden zijn om social media van de sollicitant te mogen screenen, ook al geeft de sollicitant toestemming.
• De werkgever moet bij een social mediascreening zorgvuldig afwegen of dit noodzakelijk is voor de functie en welke gegevens hiervoor relevant zijn.
• De werkgever moet de sollicitant van te voren informeren over de screening, bijvoorbeeld in de vacaturetekst.

Sollicitatiecode
Naast de do’s en don’ts van de Autoriteit Persoonsgegevens heeft de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) een sollicitatiecode in het leven geroepen. Het doel hiervan is om een norm te creëren voor een transparante en eerlijke wervings- en selectieprocedure. We hebben hieronder aan aantal uitgangspunten van de code opgesomd:

• De werkgever mag alleen informatie gebruiken die relevant is voor de beoordeling of de sollicitant geschikt is voor de functie.
• De sollicitant en de werkgever weten dat beschikbare informatie van bronnen, zoals internet en informatie verkregen via derden, niet altijd juist, accuraat en/of relevant is.
• De verkregen informatie wordt met bronvermelding met de sollicitant besproken. Daarnaast moet de werkgever open en transparant zijn over de verkregen informatie.
• De werkgever respecteert altijd de privacy van de kandidaat.
• Alle verkregen informatie van de sollicitant wordt vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld.
• Als de werkgever een referentie opvraagt bij derden of indien nader onderzoek noodzakelijk is, moet vooraf toestemming worden gevraagd aan de sollicitant. Tenzij deze toestemming op grond van de wet of nadere regelgeving niet nodig is.

Advies
Het komt er kortweg op neer dat een werkgever zonder juridische grondslag de social media van een sollicitant niet mag screenen. Ons advies is dan ook om hierin voorzichtig te zijn.