Zakelijke e-mail werknemer controleren, mag dat?

Werkgevers kunnen soms een reden hebben om de zakelijke mailbox van een werknemer te controleren. Dit kan een zakelijk belang hebben, bijvoorbeeld omdat de werknemer langdurig ziek is en de e-mails toch beantwoord moeten worden. Ook kan de werkgever de werknemer gewoonweg controleren, omdat hij zijn/haar functioneren wil beoordelen. Mag een werkgever wel de zakelijke e-mail van een werknemer controleren? Zo ja, onder welke voorwaarden?

Werknemer heeft recht op privacy, ook binnen een zakelijke mailomgeving
Veel mensen denken dat de werkgever de zakelijke e-mail van een werknemer mag controleren, omdat het om een zakelijke mailbox gaat. Dit klopt niet. Als werknemer heb je het recht op privacy, ook binnen een zakelijke mailomgeving. Zakelijke e-mails horen thuis tot het privédomein van een werknemer, zelfs als deze vanaf de werkplek worden verstuurd. De werkgever moet het recht op privacy van de werknemer respecteren. Daarom is het slechts onder bepaalde voorwaarden toegestaan dat de werkgever de zakelijk e-mail van een werknemer controleert.

Werkgever maakt inbreuk op privacy
Indien een werkgever tóch de zakelijke e-mail van een werknemer bekijkt, maakt hij inbreuk op het privacyrecht. Er moet bij een controle van de zakelijke e-mail aan een aantal voorwaarden worden voldaan:

– Er moet sprake zijn van gerechtvaardigd belang. Bijvoorbeeld: als er bij de werkgever het vermoeden is dat werknemer fraudeert of bedrijfsgeheimen doorspeelt aan een concurrent.
– De werkgever moet de werknemer informeren over de mogelijke controle.
– Als werkgever moet je voldoen aan de proportionaliteitseis. Dit betekent dat de inbreuk op het privacyrecht van de werknemer, in verhouding moet staan tot het gerechtvaardigd belang van de werkgever, om de e-mailberichten te controleren.

Komt de werkgever er na een controle achter dat een werknemer misbruik heeft gemaakt van het zakelijke account, moet hij de werknemer direct informeren.

Conclusie: het mag, maar niet zomaar
Als werkgever mag je de zakelijke e-mails controleren als je daar een goede reden voor hebt en de werknemer van te voren hebt geïnformeerd over de mogelijke controle. Voor berichten die vanuit een privé-account worden gestuurd, mag een werkgever nooit een controle uitvoeren. Gebeurt dit toch? Dan kun je als werknemer aanspraak maken op een schadevergoeding.