Ziekmelding en AVG: hoe zit dat nu precies?

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mag een werkgever niet zomaar alle gegevens van een werknemer opvragen en verwerken als het gaat om een ziekmelding of re-integratieproces. We zetten in dit artikel uiteen wat wel en niet mag in de periode van de ziekmelding tot het eerste advies van de bedrijfsarts

Beleidsregels ‘De zieke werknemer’
De Autoriteit Persoonsgegevens heeft in de beleidsregels ‘De zieke werknemer’ uiteengezet welke gegevens er bij een ziekmelding mogen worden opgevraagd en verwerkt. Oftewel: de gegevens die onmisbaar zijn voor de uitvoering van een contract, de bedrijfsvoering of om een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld re-integratie) te vervullen. Zo mag u de werkgever een medewerker bijvoorbeeld niet vragen naar een diagnose of behandeling door een arts. Of naar de functionele mogelijkheden en beperkingen van hem of haar (bijvoorbeeld: ‘Hoeveel kun je tillen?’ of ‘Kun je in een groep werken?’.

Een werknemer doet er goed aan om zijn werkgever bij de ziekmelding te vertellen dat hij door ziekte niet zijn reguliere werkzaamheden kan uitvoeren. De werkgever mag wél vragen hoe lang het verzuim eventueel gaat duren.

Goed werknemerschap: werknemer medeverantwoordelijk maken
De werkgever en werknemer kunnen vervolgens in gesprek gaan over hoe de terugkeer naar werk wordt ingevuld. Daarbij heeft de werknemer het recht om aan te geven welke (deel)taken, (deel)functies of werkzaamheden wel nog kan verrichten.

Het betaamt een goede werkgever om de werknemer medeverantwoordelijk te maken voor het herstel en de terugkeer naar werk. De werkgever mag hier echter geen druk op uitoefenen en hier niet naar vragen. Indien nodig kan hij altijd bij de bedrijfsarts aankloppen en vragen welke (deel)taken, (deel)functies of werkzaamheden de medewerker wel nog kan uitvoeren.

Van de conversatie tussen werkgever en werknemer mag worden opgeschreven welke afspraken er zijn gemaakt. Als er op initiatief van de medewerker is gesproken over functionele mogelijkheden en beperkingen of een diagnose of behandeling, worden gegevens niet geregistreerd door de werkgever.

Wat mag de werkgever dan wel registreren? De functionele mogelijkheden en beperkingen die door de bedrijfsarts zijn vastgesteld en gedeeld met zowel de werknemer als werkgever. Als het écht nodig is, kunnen de werkgever en medewerker de bedrijfsarts aanwenden in een eerder stadium dan de wettelijke voorgeschreven periode van maximaal zes weken na de ziekmelding.