Zo voert u een beoordelingsgesprek: acht tips

Het beoordelingsgesprek is een belangrijke graadmeter voor werkgever en werknemer. Medewerkers willen duidelijkheid over hun prestaties. Een beoordelingsgesprek is dan het moment om het hierover te hebben. U kunt als werkgever tijdens dit gesprek uw feedback geven aan uw medewerkers over hoe hij/zij heeft gefunctioneerd in het afgelopen jaar. Met de volgende acht tips komt u een eind op weg.

1. Maak afspraken en bepaal doelen
Als u een beoordelingsgesprek houdt zonder doelen, dan heeft het weinig zin. U dient uw werknemers wel te laten weten waarop ze worden beoordeeld. Dit kan door een functieprofiel of op basis van ontwikkelafspraken. Ontwikkelafspraken worden veelal gemaakt tijdens een planningsgesprek, dat vlak na het laatste beoordelingsgesprek wordt gehouden. Het kan u enorm helpen om duidelijke KPI’s op te stellen waarop u uw werknemer kunt beoordelen.

2. Geef het hele jaar feedback
Voorzie uw werknemers het hele jaar door van feedback over hun functioneren. Daarmee voorkomt u dat eventuele negatieve feedback tijdens het beoordelingsgesprek uit de lucht komt vallen voor de medewerkers en biedt u ruimte ter verbetering. Een tussentijdse beoordeling kunt u naar voren laten komen via een één-op-één-gesprek.

3. Houd een strakke planning en zorg voor continuïteit
Beoordelingsgesprekken worden idealiter aan het einde van het jaar gehouden, terwijl dit voor veel organisaties een drukke en hectische periode is. Om te voorkomen dat de beoordelingsgesprekken op de achtergrond geraken, is het belangrijk om de gesprekken volgens een bepaald ritme te laten verlopen. Houd de gesprekken bijvoorbeeld steeds in dezelfde maand en volg een strakke planning.

4. Neem er voldoende tijd voor
Geen tijd is geen excuus. Een beoordeling is niet iets wat zomaar tussendoor gedaan wordt. Het is mogelijk dat u een medewerker daardoor tekortdoet, want misschien ziet u belangrijke verbeterpunten over het hoofd. Hierdoor ontneemt u hem de mogelijkheid om zich te verbeteren.

5. Zorg voor een beoordelingsformulier
In een beoordelingsformulier staan graadmeters waarop u iemand beoordeelt. U vult het van tevoren in en geeft een score, zoals: onvoldoende, matig, voldoende, goed of uitstekend. Naast dat het u houvast geeft tijdens het beoordelingsgesprek, kunt u hierdoor prestaties makkelijker vergelijken met elkaar.

6. Pas de correcte standaard toe
Sommige leidinggevenden kiezen ervoor om zichzelf als graadmeter te pakken. Ze verwachten dat een werknemer dezelfde inzet toont als een directeur of manager. Dit is echter meten met twee verschillende maten. Beoordeel medewerkers alleen voor de functie waarvoor ze zijn aangesteld.

7. Focus op functioneren
De beoordeling gaat over het functioneren van uw medewerker. Oftewel: heeft hij de afgesproken doelen behaald of specifieke vaardigheden ontwikkeld. U richt zich dus niet op de persoon door bijvoorbeeld iemand te veroordelen vanwege een persoonlijke eigenschap of zijn uiterlijk.

8. Leg het beoordelingsgesprek vast
Maak een beoordelingsverslag waarin u vastlegt wat u met de medewerker hebt besproken, inclusief de afspraken. U kunt hier in een later stadium op terugkomen en ziet in hoeverre er progressie is gemaakt. Veel werkgevers vragen hun werknemers om dit verslag vervolgens te ondertekenen.